Assistant·e de Direction-Polytech H/F - Université d'Angers
- CDD
- Université d'Angers
Les missions du poste
Polytech Angers, école d'ingénieurs de l'université d'Angers, compte 5 départements d'enseignement, 78 enseignants et enseignants-chercheurs, 38 BIATSS et environ 1000 étudiants.
L'école est implantée sur deux sites distants : Campus Belle-Beille et Campus Santé. Le poste est situé sur le campus Belle-Beille à la direction de Polytech Angers.
La personne recrutée sera placée sous la responsabilité de la directrice de l'administration et des services.
Gestion du secrétariat de la Direction et suivi des conventions
- Gérer l'agenda, le courrier et la mise en forme de documents
- Assurer l'accueil et l'information des personnels, vacataires, étudiants
- Gérer des conventions et leurs suivis sur tableaux de bord
- Recevoir, filtrer et traiter les informations destinées à la Direction
- Procéder aux réservations de salles et d'équipements
- Assurer l'archivage / référent archive et participation aux réunions
Gestion RH :
- Contrats et paie des vacataires de 2 départements d'enseignements
- Diffusion de l'information auprès des vacataires
- Saisie des charges d'enseignement sous PCE
- Saisie de la paie des vacataires-Suivi des dossiers dans PCE
- Travail d'équipe avec le gestionnaire des contrats vacataires
- Gestion des dossiers des surveillants extérieurs (contrat, paie) et contrats étudiants
- Carrières RH enseignants et enseignants-chercheurs
- Diffusion des informations relatives aux carrières des personnels
- Suivi des calendriers (recrutement, avancement, etc)
- Collecte des dossiers
- Classement des pièces administratives dans les dossiers numériques des agents
- Relais avec le service de la DRH
Participation aux dossiers stratégiques
- Données certifiées et indicateurs
- Dossiers d'accréditation CTI et audits
- Gestion des convocations des instances (bureau, Conseil d'École, Conseil de perfectionnement)
- Rédaction des comptes-rendus et délibérations (bureaux en alternance)
- Diffusion des informations et décisions des instances
- Gestion des tableaux de bord
Participation à la vie de l'École
Participation aux journées portes ouvertes, forums, etc.
Le profil recherché
Savoirs :
- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
- Techniques de présentation écrite et orale
- Logiciels de bureautiques
- Technique d'élaboration de documents
- Culture du domaine
Savoir-faire :
- Appliquer les techniques du domaine
- Gérer les relations avec divers interlocuteurs
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité/au domaine
Savoir-être :
- Autonomie/Confiance en soi
- Capacité d'écoute
- Réactivité
- Rigueur/Fiabilité
- Sens du relationnel
Compétences particulières :
Maitrise des outils bureautiques
Maitrise des applications PCE / CELCAT
Compétences requises
- Gestion de l'emploi du temps
- Capacité d'écoute
- Traitement du courrier